Présentation de la formation

Les secrétaires et assistantes sont confrontées, aujourd’hui, aux évolutions des structures, des mentalités et des habitudes de travail.
De nouvelles contraintes s’imposent à elles, mais elles peuvent disposer aussi de nouveaux moyens en maîtrisant parfaitement les nouvelles technologies.
Ce stage les invite à prendre conscience des changements qui s’opèrent et à se motiver et à s’organiser pour augmenter leurs compétences et affirmer leur efficacité..

Public concerné

Les secrétaires et assistantes qui veulent faire le point sur l'évolution de leur métier et bien se positionner dans les changements des organisations et des méthodes de travail.

Objectifs

Le stage doit permettre aux secrétaires et assistantes de renforcer leur efficacité :

• Les aider à comprendre l’évolution des organisations et des méthodes de travail
• Leur apprendre à organiser leur temps et leurs activités en tenant compte de l’importance et de l’urgence des travaux demandés.
• Les aider à gérer les conflits générés par les personnes et les organisations
• Les rendre « acteurs » de leur changement.

Programme

1. L'assistante et son organisation

La gestion des activités et du temps

• Diagnostic des activités : analyse d’une semaine de travail et recherche des causes de perturbation, réduction du stress.
• Critères d’une bonne gestion du temps : rythmes personnels et potentiel d’énergie, contraintes et exigences de l’entreprise.
• Planification : maîtriser les délais, définir les priorités, gérer l’imprévu.

Les techniques de classement et d'archivage

• Techniques de classement : types de classement, qualité d'un bon classement, plan de classement...
• Actualisation : méthodes, périodicité, information des utilisateurs et destinataires.
• Règles d'archivage : conservation des documents, durée légale, forme des documents

La recherche de l’efficacité personnelle

• La maîtrise de la fonction : analyse du poste, organisation sur le poste de travail
• Définition d’objectifs de travail mesurables : adéquation avec les objectifs de l’entreprise, choix de critères, évaluation des résultats, recherche de la qualité.
• Organiser la collaboration avec le responsable hiérarchique : clarifier les rôles, préciser les « consignes », comprendre le fonctionnement du responsable…

2. La communication professionnelle

La capacité à bien communiquer

• La situation de communication professionnelle : différents types de communication, les acteurs de la communication…
• La connaissance de soi et des autres : se connaître pour mieux communiquer, cadre de référence, états du moi…
• L’affirmation de soi et le respect des autres : position des vie, image de soi et conviction personnelle, maîtrise de l’émotion et du stress, savoir dire « oui », savoir dire « non »…
• Les situations conflictuelles : les « bruits » en communication, les incompréhensions, les «on dit» et les «mal dit », les « projections » les divergences de points de vue et d’intérêt…

La relation avec les autres

• Relation avec l’Agent de Direction : attitudes et comportements, affirmation de soi, règles de la collaboration, méthodes de travail, rôle de filtrage et de tampon, de suppléance…
• Relation avec les autres responsables hiérarchiques : positionnement personnel et professionnel, rôle de relais d’informations, de recherche d’informations…
• Relation avec l’entourage professionnel : travail en équipe, partage du travail et des outils, rôle d’organisation, de recherche d’améliorations, d’échange des bonnes pratiques…
• Relation avec l’extérieur : fonction d’accueil, communication en direct ou au téléphone, rôle de « public relation »…

3. Les nouvelles méthodes de travail

De nouvelles technologies

• Outils de production : les matériels et leurs performances
• Outils de consultation et de traitement de l’information : annuaires électroniques, bases de données, fichiers de références, GED, LAD
• Outils de communication : télex, téléphone, téléconférence et télécopie, messagerie, télétraitement et réseaux, call center…

De nouvelles organisations

• Mise en commun des outils et des informations : le travail en réseau et le temps partagé, les systèmes intégrés, le workflow…
• Techniques documentaires : consultation en temps réel, archivage informatisé, moyens et supports de diffusion, les qualités d’une bonne information…
• Méthodes de travail : règles de confidentialité et contrôles de sécurité, co-responsabilité des équipes, transferts d’activités entre cadres et secrétaires.

Des changements à optimiser et à bien vivre

• Les résistances au changement
• Les étapes du changement
• La conduite du changement
• Le changement, une opportunité

Durée

2 jours

Les méthodes utilisées seront actives, alternant les travaux de groupes, les apports théoriques et les exercices pratiques enregistrés au magnétoscope et « exploités » dans un objectif pédagogique.

Tarifs

Nos prix sont exonérés de TVA

• Stages "inter" :  1060 € par stagiaire
• Stages "intra" : 1610 € par journée d'animation
• Formations individualisées sur site : 750 € par jour/stagiaire + frais de mission

Calendrier

• Lyon/Marseille

  • Du 21 mai 2012 au 22 mai 2012 (Lyon)
  • Du 02 juillet 2012 au 03 juillet 2012 (Marseille)
  • Du 27 septembre 2012 au 28 septembre 2012 (Lyon)
  • Du 25 octobre 2012 au 26 octobre 2012 (Marseille)
  • Du 22 novembre 2012 au 23 novembre 2012 (Lyon)

• Strasbourg/Nancy

  • Du 31 mai 2012 au 01 juin 2012 (Nancy)
  • Du 03 septembre 2012 au 04 septembre 2012 (Strasbourg)
  • Du 25 octobre 2012 au 26 octobre 2012 (Nancy)
  • Du 29 novembre 2012 au 30 novembre 2012 (Strasbourg)

• Nantes/Rennes

  • Du 29 mai 2012 au 30 mai 2012 (Rennes)
  • Du 14 juin 2012 au 15 juin 2012 (Nantes)

• Paris/Lille

  • Du 11 juin 2012 au 12 juin 2012 (Lille)
  • Du 06 septembre 2012 au 07 septembre 2012 (Paris)
  • Du 29 novembre 2012 au 30 novembre 2012 (Paris)

• Toulouse/Bordeaux

  • Du 21 juin 2012 au 22 juin 2012 (Toulouse)
  • Du 18 octobre 2012 au 19 octobre 2012 (Bordeaux)
  • Du 10 décembre 2012 au 11 décembre 2012 (Toulouse)

• Limoges/Tours

  • Du 24 mai 2012 au 25 mai 2012 (Limoges)
  • Du 28 juin 2012 au 29 juin 2012 (Tours)
  • Du 27 septembre 2012 au 28 septembre 2012 (Limoges)
  • Du 05 novembre 2012 au 06 novembre 2012 (Tours)
  • Du 17 décembre 2012 au 18 décembre 2012 (Limoges)

Renseignements et inscriptions

Antoine ISSENLOR 
Tél : 09 61 37 56 10 - Fax : 01 72 72 90 55 - Mail : contact@fce-formation.fr