Présentation de la formation

Les flux d’informations qui circulent entre une entreprise et l’ensemble de ses partenaires sont de plus en plus importants. Mal maîtrisés, ils génèrent encombrements et retards, sont facteurs de coûts supplémentaires et provoquent mécontentements et insatisfactions.

Trier les informations entrantes et sortantes, les qualifier en fonction de leur utilité, les classer vite et bien et enfin pouvoir y accéder facilement en cas de besoin, tels peuvent être les grandes lignes d’une réorganisation du classement dans une équipe ou un service.

Public concerné

Par groupes de niveau ou de métier, toute personne souhaitant améliorer son système de classement et d’archivage.

• Les secrétaires et assistantes
• Les agents administratifs ou commerciaux
• Les managers ou responsables projet

Objectifs

La formation veut permettre aux stagiaires de clarifier et d’améliorer leur système de tri et de classement des informations et documents entrants et sortants....

• Prendre conscience de l’importance des flux d’information et identifier ceux qui conditionnent leur travail ou résultent de leur propre fonction.
• Les amener à définir des critères pour trier et qualifier les informations et documents à conserver par eux-mêmes ou par leur équipe.
• Arrêter une méthode et un plan de classement efficaces qui répondent aux besoins de tous les acteurs et utilisateurs concernés : eux-mêmes, leur service, les clients et fournisseurs internes ou externes, l’administration, etc.

Programme

Etat des lieux : pourquoi le classement pose problème ?

• Masse des informations reçues et diversité des documents produits et des dossiers créés
• Variété des supports utilisés : notes, lettres, revues, dossiers, fichiers informatiques…
• Besoins et points de vue différents des auteurs, des destinataires ou utilisateurs

     ⇒ les points « noirs » de notre classement actuel

Un plan d’amélioration : que faire et comment faire ?

• Classifier et qualifier les informations et les documents reçus ou émis, en fonction de leur nature et de leur objectif
• Identifier le degré d’utilité de l’information et de sa conservation : information, preuve ou justification, contrôle, mémoire… En déduire la fréquence probable de consultation, son périmètre d’influence, sa durée de vie…
• Structurer les informations et les dossiers : références, titrage, mots clé, sous-dossiers… pour créer des repères
• Définir un plan de classement et le justifier :
  - choix des méthodes en fonction des dossiers et des objectifs
  - un plan accessible à tous les acteurs concernés
  - problèmes de confidentialité et habilitations nécessaires

     ⇒ rester réaliste : moyens et matériels disponibles, délais de mise en œuvre programmés et contrôlés

Faire vivre le classement

• Actualiser et épurer les dossiers
• Archivages successifs
• Obligations légales : règles de conservation et délais de prescriptions

   ⇒  rechercher progressivement la standardisation : procédure de classement connue et appliquée par tous (cf. plan comptable ou documentation « qualité »…)

Classement et informatique

• Aide à la gestion du plan de classement physique
• Le classement informatique courant : arborescence, nom des fichiers, classement des mails, sauvegardes
• Les outils de recherches, en local, sur le Web…
• L’avenir proche : LAD, GED, GEIDE, des outils de saisie, de consultation et de traitement automatique des documents.

 ⇒ l’informatique, une aide pour aujourd’hui, une solution pour demain…
 

Durée

2 jours

Travaux de groupes totalement axés sur l’activité et le travail réel des participants pour les amener à mettre en place un système de classement efficace et accessible à tous.
 

Tarifs

Nos prix sont exonérés de TVA

• Stages "inter" :  1060 € par stagiaire
• Stages "intra" pour des groupes de 2 à 8 personnes : 1610 € par journée d'animation
• Formation individuelle sur site : 750 €  par jour

Calendrier

• Lyon/Marseille

  • Du 14 juin 2012 au 15 juin 2012 (Lyon)
  • Du 18 juin 2012 au 19 juin 2012 (Marseille)

• Paris/Lille

  • Du 21 mai 2012 au 22 mai 2012 (Paris)
  • Du 03 septembre 2012 au 04 septembre 2012 (Paris)
  • Du 29 octobre 2012 au 30 octobre 2012 (Lille)
  • Du 10 décembre 2012 au 11 décembre 2012 (Paris)

• Nantes/Rennes

  • Du 28 juin 2012 au 29 juin 2012 (Nantes)
  • Du 08 octobre 2012 au 09 octobre 2012 (Nantes)
  • Du 19 novembre 2012 au 20 novembre 2012 (Rennes)

• Toulouse/Bordeaux

  • Du 31 mai 2012 au 01 juin 2012 (Bordeaux)
  • Du 25 juin 2012 au 26 juin 2012 (Toulouse)
  • Du 27 septembre 2012 au 28 septembre 2012 (Bordeaux)
  • Du 12 novembre 2012 au 13 novembre 2012 (Toulouse)

• Strasbourg/Nancy

  • Du 21 mai 2012 au 22 mai 2012 (Strasbourg)
  • Du 28 juin 2012 au 29 juin 2012 (Nancy)
  • Du 24 septembre 2012 au 25 septembre 2012 (Strasbourg)
  • Du 05 novembre 2012 au 06 novembre 2012 (Nancy)
  • Du 20 décembre 2012 au 21 décembre 2012 (Strasbourg)

• Limoges/Tours

  • Du 31 mai 2012 au 01 juin 2012 (Limoges)
  • Du 02 juillet 2012 au 03 juillet 2012 (Classement Tours)
  • Du 22 octobre 2012 au 23 octobre 2012 (Limoges)
  • Du 06 décembre 2012 au 07 décembre 2012 (Tours)

Renseignements et inscriptions

Antoine ISSENLOR
Tél : 09 61 37 56 10  -  Fax : 01 72 72 90 55  - Mail : contact@fce-formation.fr